2006年02月11日

今日の紹介 ソフトウェア 情報共有はこいつにおまかせ! サイボウズ Office 65

今回の紹介は、情報共有はこいつにおまかせ!
ソフトウェアサイボウズ Office 6です

コンピュータ業種は技術職のため、人が一人休んだりやめたりすると
会社としてすごく影響があります
(普通の会社でもそうかもしれませんが・・・・・・・・・汗)

特に筆者の会社のように小さな会社だと一人に全てを任せることが
多い為、担当が止めてしまうと、今までやっていた内容やユーザと
の取引内容がわからなくなり困ることがあります
(会社として問題があるかもしれませんが・・・・汗)

そんなことにならない為に普段から情報共有を心がける必要があり
ます!そんな時に役に立つのが
このソフトウェアサイボウズ Office 6です

筆者も色々なグループウェアを試してきましたが
「サイボウズ Office 6」は、一番使いやすいというイメージがあり
ます!

主な機能として

 トップページ画面
 登録されている様々な情報がとても見やすく表示されます
 全員のスケジュールなども一目瞭然です

 一人で何個も業務を抱えている人であまりにも多すぎて
 大切な約束を忘れておこられた経験がある人は結構いるのでしょ
 うか?
 
 グループウェアであれば自分のスケジュールはもちろん他の人の
 スケジュールも簡単に見ることができるので、そのようなミスを
 なくすことができます!
 (もちろん入力ミスをしてしまってはだめですが!!)

 個人フォルダ機能
 メールの送受信をおこなうことができます
 
 メーラーとして必要な機能を持っています!
 さらに社内メールという形でメールアドレスを持っていなくても
 使用できる機能を持っています
 
 この社内メールは良いですね!特定の項目のMLなどを作り電子会
 議をおこなうなど使い道が広がります(笑)

 スケジュール登録機能 
 他人のスケジュールを見ながらスケジュールを登録することがで
 きます

 日表示、週表示、個人表示を切り替えながら見ることができます
 他人のスケジュールを見ながら登録ができる為、ダブルブッキング
 などのトラブルを防ぐことができます
 (筆者の会社のように人数が少ないと会社に誰もいないということ
 も防げます!(笑))

 サイボウズとして使いやすい機能として、予定調整機能があります
 日付や時間帯などを指定しあいている人を探し出します
 (人数の多いい会社ではすごい威力を発揮しそうです!)

 施設予約機能
 他人の施設の予約状況を見ながら施設の予約をすることができます

 スケジュールの施設版です、機能、操作共に同じような機能を持っ
 ています!
 (筆者の会社だと会議室などがない為、あそこの机とか喫茶店など
 になってしまいます・・・・・・・涙)

 電話メモ(在籍確認)機能
 電話メモを登録し伝達することができます

 電話メモの紙も貴重な資源です。この機能を使えば簡単に伝達する
 事ができます!
 確認をしないとトップ画面に表示され続ける為、伝達ミスを防ぐこ
 ともできます

 タイムカード機能
 出社退社時間を記録として残すことができCSVや印刷をおこなうこと
 もできます
 
 残業時間などを管理する機能ではない為、あくまでも出社退社時間
 の管理となります!外出時間も登録できるのですが、現段階では一
 つしか管理できない為、何度も外出する人には不向きです

 ただしCSVには出力できる為、集計の為の元データとしては使用でき
 ます
 
 ToDo機能
 ToDo(作業)を登録し管理することができます
 
 グループウェアといえばこの機能というぐらい必要な機能です
 締め切りや重要度も登録できる為、優先度をつけて管理することが
 できます

 筆者として残念なのは、達成率や現在の状況が登録できないところ
 です!いつか追加されることを願っています(笑)

 掲示板機能
 掲示したい内容を登録し開示することができます
 
 機能としては掲示板なのですが、掲示した内容にコメントなど登録
 できる為、みんなのアイデアや意見を残すには便利です
 
 ファイル管理機能
 グループにファイルを分け管理することができます
 世代管理などの機能もある為、重要な資料の場合は履歴を残す
 こともできます
 
 この機能が結構あると便利でユーザに提出した資料等はルールを
 きめ必ずファイル管理にいれておくと決めておけば、資料を探し
 回る必要もありません!

 アドレス帳機能
 人、会社の情報をアドレス帳に登録し管理することができます
 
 アドレスの情報から選択した人、会社のスケジュールや報告書が
 登録できるのは便利です

 ユーザ名簿機能
 ユーザ(社員)の情報を見ることができます
 機能としてはユーザ情報を見るだけではなく、選択したユーザに
 電話メモを書いたりメールを送ったり、選択したユーザの発信情報
 が一覧で確認できます

 サイボーズNET
 サイボーズが作成した仕事に役立つWebページが使用できます
 
 この機能はサイボーズがなくても見ることができるのですがかなり
 便利です!
 そのサイトはこちら→ビジネスポータル - cybozu.net
 

 ワークフロー機能
 購入申請/部長決裁など決済が必要な情報を登録し管理します

 承認、決裁と通常上司の許可をもらわないといけない作業を
 おこなうことができます。承認や決裁をだす担当になっている
 人は、承認/却下をするかを選択できます

 この機能はすごく便利に作成されており、申込みフォームを作成
 することができるので会社にあった決裁書の形を作ることができ
 ます!
 (なれるまで申込みフォームを作成するのは苦労しますが、かなり
 簡単に作成することができます(笑))
 
 報告書機能
 報告書の内容を登録し管理することができます

 この機能もすごく重要でユーザとの案件や決めた内容など
 議事録として残しておくと担当者が変わった後でもスムーズに
 引継ぐことができます

 プロジェクト機能
 プロジェクトを登録し進捗状況などを管理することができます

 プロジェクト管理に特化した機能です!現在の状況、メモ、掲示情報
 など筆者のような職業の人間にはすごく助かります!!
 (現段階で筆者が知る限りでは「サイボウズ Office6」にしかこの
 機能はない気がします!)

等があります

「サイボウズ Office6」は各機能の連携が非常に優れており、サーバが
なくてもソフトをいれることができるという特徴を持っています

情報はバラバラではそのチカラの半分も発揮することができません
情報を共有し一歩先のビジネススタイルを目指したい方にお勧めです

主な使用法として 
 ・情報共有
  騙されたと思ってグループウェアを使用してみてください慣れる
  までは大変ですが、なれたら病みつきになります!
  (少なくても筆者は病み付きになり色々なグループウェアを試して
  います!!)

以下のサイトからお試し版もダウンロードできますので、興味のある
方はどうぞ!!

グループウェア「Office 6」-サイボウズ


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